Informasjonsstyring

with No Comments

Bedre data gir bedre innsikt, som igjen leder til bedre beslutninger. Og bedre beslutninger gir høyere verdiskapning.

Rask tilgang til kvalitetsinformasjon er en kritisk fremgangsfaktor for de fleste virksomheter i dag. Som kjent kommer ikke kvalitet ved en ren tilfeldighet – heller ikke når det gjelder informasjon. Derfor må informasjon styres planmessig på en kompetent måte – som andre ressurser.

Her er en kort introduksjon til viktige tema som inngår i styring av informasjon:

Definere informasjonen  

Ingen ressurs kan styres om man ikke vet hva man trenger og hva man har. Det gjør man for andre ressurser som for eksempel personer/ansatte eller finanser. Definering av informasjon gjøres utfra virksomhetens synsvinkel – ikke fra datasystemenes synsvinkel. Dette er viktig fordi informasjonen skal være en felles ressurs. Beskrivelsen av informasjonen skjer utfra informasjonens semantikk – dens mening. Dette er en stabil beskrivelse uavhengig av hvordan data lagres og brukes i den enkelte forretningapplikasjon.

Planlegge

Hvordan skal data anskaffes? Hvordan skal data brukes? Hvilke krav stilles til kvalitet, sikkerhet etc.? Den første del av planleggingen er å definere informasjon og data. Man kan ikke styre uten å vite hva man skal styre. Informasjonsmodeller av god kvalitet er her helt grunnleggende. Informasjonsmodeller koblet mot prosessmodeller gir en effektiv plan på informasjon – anskaffelse og bruk.

Anskaffe

Kontroll på hvordan data anskaffes er en kritisk faktor for å få kvalitetsinformasjon. En viktig regel er at data skal anskaffes kun én gang – ved kilden. Først anskaffet skal den være tilgjengelig, umiddelbart og globalt, for alle med et legitimt behov. Har du allerede modellert dine virksomhetsprosesser er det en grei jobb å utnevne den autoriserte kilden for data. Automatisk fangst av data vha IoT (Internt og Things) teknologi kan gjøre fangst raskt, rimelig og med høy kvalitet.

Lagre

Hvor lagres data? Hvordan er situasjonen i dag? Hvordan bør det være? Har du de samme data flere steder? Hvordan beskyttes data? Her er det et viktig skille mellom informasjon og data. Den samme informasjonen kan være lagret flere steder.

Bruk

Hvordan forsynes virksomhetsprosessene med informasjon? Er den lett tilgjengelig? Er den av tilstrekkelig kvalitet og tilpasset bruken? En kartlegging viser grad av gjenbruk av informasjon i organisasjonen. De fleste blir overrasket over hvor mye gjenbruk det egentlig er behov for. Bruk av informasjon kobles gjerne mot virksomhetsprosesser som hver kan ha ulike krav til aktualitet og kvalitet til den samme informasjonen.

Oppdatere

Er der kontroll på oppdatering av data? Hvordan kontrolleres datas integritet? Er oppdatering autorisert?

Avskaffe

Er det aktuelt å avskaffe data? I så fall hvordan gjøres det?

Alltid når det gjelder styring er det et spørsmå om hvem som har myndighet og ansvar. Det beskrives i egen artikkel.

Teknologi kan være en driver for endring og forbedring av virksomhetsprosesser. Her er et stort potensiale. Men samtidig kan iveren etter å introdusere ny teknologi sette kvalitetsinformasjon over styr. Uten bevisst informasjonsstyring kan ny teknologi ødelegge for en systematisk oppbygging av ressursen informasjon. Full effekt av ny teknologi betinger kompetent og serviceorientert informasjonsstyring.

Leave a Reply